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Häufig gestellte Fragen

Kann die Kontrolle bei meinem Treuhänder durchgeführt werden?

Die Kontrolle findet grundsätzlich an Ihrem Domizil zu den üblichen Geschäftszeiten statt. Auf Ihren Wunsch hin und nach entsprechender Vereinbarung kann die Kontrolle auch an einem anderen Ort vorgenommen werden, beispielsweise bei Ihrem Treuhänder. Es gilt in diesem Fall zu beachten, dass alle notwendigen Unterlagen an diesem Ort vorliegen müssen und zudem gewährleistet ist, dass die zuständigen und auskunftspflichtigen Personen im Bedarfsfalle anwesend sind.

Anmerkung: Nach Art. 73 MWSTG ist die ESTV befugt, Auskünfte kostenlos zu verlangen. Deshalb kann die ESTV keine Kosten übernehmen, welche im Zusammenhang mit einer Kontrolle entstehen.

Ich mache selber nichts an der Buchhaltung, dazu habe ich meinen Treuhänder

Soll deshalb die Kontrolle beim Treuhänder stattfinden? Nicht unbedingt; erfahrungsgemäss befinden sich die meisten Unterlagen bei der steuerpflichtigen Unternehmung und es ist deshalb aufwendiger, die Belege an das Domizil des Treuhänders zu schaffen als dessen Unterlagen an Ihr Domizil. Ausserdem können Sie über Ihren Betrieb besser Auskunft geben, kennen Sie Ihre Unternehmung doch sicherlich besser als eine Drittperson.

Findet die Kontrolle - wie im Normalfall - an Ihrem Domizil statt, so müssen selbstverständlich auch alle vom Buchhalter erstellten Unterlagen (u.a. die Buchungsbelege) bei Ihnen bereitgestellt werden.

Muss ich bei der Kontrolle immer anwesend sein?

Grundsätzlich: nein.

In welchem Ausmass die Mithilfe der zuständigen Personen notwendig sein wird, ist abhängig von Ihrer betrieblichen Situation. Bei der Einpersonen-Unternehmung kann die Anwesenheit geringer ausfallen und der oder die Unternehmer/in kann zwischenzeitlich seiner/ihrer Geschäftstätigkeit nachgehen. Die Steuerexpertin MWST wird sich zu Beginn der Kontrolle mit Ihnen hierüber absprechen.

Wie hoch ist der Bedarf in Bezug auf unsere Infrastruktur?

Die Steuerexpertin MWST ist Ihnen dankbar, wenn Sie ihr einen geeigneten Arbeitsplatz zuweisen, welcher über einen Stromanschluss verfügt (ist notwendig für den Betrieb des Notebooks). Der Umfang des Platzbedarfs ist wiederum abhängig von Ihrer Betriebsgrösse und der zu prüfenden Belegmenge, kann also variabel sein vom einzelnen Pult bis zum Sitzungszimmer (wegen der vielen Ordner).

Je nach Art der Ablage kann es notwendig sein, der Steuerexpertin MWST den Zugriff auf andere Datenträger als Papier zu gewähren. In diesem Fall sind ihr auch die erforderlichen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen sowie deren Handhabung zu erklären.

Anmerkung: An den elektronischen Datenaustausch wie auch an die Aufbewahrung solcher Daten werden besondere Anforderungen gestellt; wenden Sie sich im Falle solcher Verfahren für Einzelheiten an die ESTV.

Welche Steuerperioden werden kontrolliert?

In der Regel werden alle noch nicht verjährten, finalisierten Steuerperioden kontrolliert, was in der Regel vier Kalenderjahren entspricht.

Beispiele (Geschäftsabschluss per 31.12.):

  • Die MWST-Kontrolle findet im Juli 2010 statt. Geprüft wird die Zeit vom 01.01.05 - 31.12.08.
    Die Finalisierung des Geschäftsjahres 2009 muss bis spätestens Ende des 2. Quartals 2010 vorgenommen werden. Die Berichtigungsabrechnung muss gegebenenfalls bis am 31. August 2010 eingereicht werden. Falls das Geschäftsjahr 2009 bereits vorher abgeschlossen ist, wird dies ebenfalls geprüft
  • Die MWST-Kontrolle findet im September 2010 statt. Geprüft wird die Zeit vom 01.01.05 - 31.12.09.

Verzugszins

Im Falle einer Nachbelastung (Differenzen per Saldo zu Gunsten der ESTV) wird auf dieser in der Regel ein sog. mittlerer Verfall eingesetzt. Dieser entspricht der durchschnittlichen Fälligkeit der Steuer der kontrollierten Periode. Nach Bezahlung der Nachbelastung erhalten Sie gegebenenfalls eine Verzugszinsrechnung; die Zinsberechnung beginnt mit dem mittleren Verfall und endet mit dem Datum Ihrer Zahlung.

Diese Verzugszinsrechnung resultiert unabhängig vom Inhalt der Nachbelastung; es ist also nicht von Belang, ob es sich um "leichte" oder "grobe" Fehler handelt. Im Weiteren handelt es sich bei der Verzugszinsrechnung nicht um eine Busse. Vielmehr stellt der Verzugszins eine Gleichstellung her zu jenen Unternehmen, welche ihren Pflichten rechtzeitig nachgekommen sind.

Werden Ergebnisse der Kontrolle an Dritte weiter gegeben?

Die Steuerexpertin MWST ist im Rahmen von Art. 74 MWSTG strikte zur Geheimhaltung verpflichtet (Ausnahmen s. Art. 74 Abs. 2 MWSTG). An nichtberechtigte Dritte dürfen keine Informationen weiter gegeben werden. Bei bestimmten Unternehmen bestehen zudem besondere Vorschriften; siehe Art. 68 Abs. 2 MWSTG.

Bin ich verpflichtet, als Lieferant oder Kunde Auskunft zu geben?

Ja! Die Steuerexpertin MWST ist befugt, von auskunftspflichtigen Dritten kostenlos alle Auskünfte zu verlangen, die sich im Zusammenhang mit der Erhebung der Mehrwertsteuer ergeben (Art. 73 MWSTG). Hierzu kann auch die Vorlage oder Einreichung von Geschäftsbüchern, Belegen, Geschäftspapieren oder sonstigen Aufzeichnungen verlangt werden (Einschränkungen s. Art. 73, Abs. 3 MWSTG).

Ich habe nur einen Kleinbetrieb. Muss ich eine Buchhaltung führen?

Über die kaufmännische Buchführung orientieren die Art. 957 ff des Obligationenrechts. Auch Unternehmen, welche nicht der obligationenrechtlichen Buchführungspflicht unterliegen, sollten in ihrem eigenen Interesse ordnungsgemässe Geschäftsbücher führen. Dies umso mehr, als sie nach Artikel 125 Abs. 2 DGB (Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer) ohnehin verpflichtet sind, Aufzeichnungen über Aktiven und Passiven, Einnahmen und Ausgaben sowie Privatentnahmen und Privateinlagen zu führen.

Ungeachtet anderer Bestimmungen empfiehlt es sich für jede steuerpflichtige Unternehmung, grundsätzlich auf Ende jedes Geschäftsjahres folgende Dokumente zu erstellen:

  • detailliertes Inventar der Warenvorräte
  • detaillierte Verzeichnisse der Debitoren und Kreditoren
  • detaillierte Aufstellung über die angefangenen und nicht fakturierten Arbeiten und Dienstleistungen
  • detaillierte Aufstellung über die erhaltenen und geleisteten Vorauszahlungen

Wichtig: Die Glaubwürdigkeit und die Beweiskraft ordnungsgemäss geführter Geschäftsbücher, die in Betriebsrechnungen und Bilanzen ausmünden, sind wesentlich grösser als jene blosser Aufzeichnungen ohne entsprechenden Abschluss.

Wie lange muss ich die Geschäftsbücher aufbewahren?

Die Geschäftsbücher und Belege sind geordnet, lückenlos und systematisch je Geschäftsjahr klassiert bis zum Eintritt der absoluten Verjährung (10 Jahre nach Ablauf der Steuerperiode, in der die Steuerforderung entstanden ist, Art. 42, Abs. 6 MWSTG) aufzubewahren. Die Artikel 957 und 962 des Obligationenrechts sind anwendbar.

Geschäftsunterlagen im Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen sind während 20 Jahren aufzubewahren (Art. 70, Abs. 3 MWSTG).

Was ist eine Prüfspur?

Unter einer Prüfspur versteht man die Verfolgung der Geschäftsvorfälle sowohl vom Einzelbeleg über die Buchhaltung bis zur MWST-Abrechnung als auch in umgekehrter Richtung. Diese Prüfspur muss - auch stichprobenweise - ohne Zeitverlust jederzeit gewährleistet sein. Dabei ist nicht von Belang, ob und welche technischen Hilfsmittel zwecks Führung der Geschäftsbücher eingesetzt werden.

Die Prüfspur verlangt insbesondere:

  • einen verständlichen Aufbau der Geschäftsbücher sowie verständliche Buchungstexte in Buchhaltung und Journalen
  • Belege mit Kontierungs- sowie Zahlungsvermerken
  • eine geordnete und systematische Klassierung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher und Belege

In Buchhaltungen, mit Sammelbuchungen ist sicherzustellen, dass die Überprüfbarkeit mittels separater Journale gewährleistet bleibt.


Nachricht an Fachkontakt Mehrwertsteuer
Zuletzt aktualisiert am: 20.01.2010

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