Archivierung von elektronischen Veranlagungsverfügungen des Bundesamtes für Zoll und Grenzsicherheit (BAZG)
Elektronische Veranlagungsverfügungen (eVV) werden vom Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit BAZG mit einer elektronischen Signatur versehen. Sie können daher nicht verändert werden, ohne dass sich dies feststellen lässt. Bei gedruckten eVV ist diese Eigenschaft nicht mehr vorhanden.
Form der Archivierung
Die eVV ist - insbesondere wenn sie die Beweiskraft eines Originals behalten soll - elektronisch zu archivieren. Bei einer Archivierung ausschliesslich in ausgedruckter Form, einem anderen Dateiformat oder auf Mikrofiche verliert die eVV ihren Original-Charakter.
Die Dateien werden vom BAZG ohne hinzugefügte Formatvorlagen-Anweisung bereitgestellt. Zur Anzeige des Dateiinhalts in formatierter Form kann das vom BAZG zur Verfügung gestellte XSL Stylesheet benutzt werden. Es besteht keine Verpflichtung, den zu archivierenden Dateien die Formatvorlagen-Anweisung hinzuzufügen. Nähere Informationen zum XSL Stylesheet für eVV finden Sie auf der Webseite des BAZG.
Informationsträger
Die Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (Geschäftsbücherverordnung, GeBüV) beschreibt zwei Arten von Informationsträgern, die für die Archivierung zugelassen sind. eVV können auf beide Arten, den veränderlichen wie unveränderlichen Informationsträgern, archiviert werden. Bei der Archivierung auf veränderlichen Informationsträgern ist keine zusätzliche elektronische Signatur erforderlich.
Prüfspur
Um die Prüfbarkeit der Geschäftsfälle zu gewährleisten, ist eine geordnete und systematische Klassierung und Aufbewahrung der eVV nötig. Zur Prüfbarkeit eines Geschäftsfalles gehört auch, dass er von der eVV und der Rechnung über die Buchhaltung in die Mehrwertsteuerabrechnung und zurück leicht und zuverlässig verfolgt werden kann.
In der zurückliegenden Zeit wurden vielfach die vom BAZG in Papierform zugestellten Einheitsdokumente an die entsprechende Ein- oder Ausgangsrechnung geheftet.
Bei einer nicht mehr überblickbaren Anzahl von eVV je Abrechnungsperiode ist eine mit Mitteln der Datenverarbeitung unterstützte Verknüpfung mit der Ein- oder Ausgangsrechnung angezeigt.
Bei einer überblickbaren Anzahl von eVV genügt es, wenn diese nach Abrechnungsperioden getrennt archiviert werden. Besteht keine anderweitige Verknüpfung zur Aus- oder Eingangsrechnung, kann die Nummer der Veranlagungsverfügung auf der Rechnung vermerkt werden. Sie ist im Dateinamen der eVV enthalten.
Als überblickbare Anzahl gelten Mengen, die bei einer internen oder externen Kontrolle zu keinem nennenswerten zusätzlichen Zeitaufwand für die steuerpflichtige Person bei der Prüfung der Geschäftsfälle führen.
Signaturprüfungstool
Die Unverändertheit der eVV ist bis zum Ablauf der Aufbewahrungsdauer sicherzustellen. Das Informatiksteuerungsorgan des Bundes stellt auf einer Webseite ein Signaturprüfungstool zur Verfügung, mit dem zu einem beliebigen Zeitpunkt eine oder mehrere elektronische Veranlagungsverfügungen geprüft werden können. Das Signaturprüfungstool erstellt einen Prüfbericht, der bei Bedarf als Datei heruntergeladen werden kann.
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