Wie ist der Ablauf einer MWST-Kontrolle?

Die Steuerexpertin MWST wird nach dem ersten Gespräch eine Grobanalyse vornehmen und die Kontrolle den betriebsspezifischen Gegebenheiten entsprechend aufbauen. Jede Kontrolle stellt eine neue Herausforderung dar und ist selten mit einer vorherigen Kontrolle vergleichbar.

Sinnvollerweise baut die Steuerexpertin MWST die Kontrolle nach einem bewährten Ablaufschema auf. Ein solcher Ablauf kann wie folgt aussehen:

Einstieg in die MWST-Kontrolle

Um sich ein Bild von Ihrem Unternehmen machen zu können, lässt sich die Steuerexpertin MWST von Ihnen beispielsweise über folgende Sachverhalte informieren:

  • Geschäftstätigkeit, Besonderheiten und Spezialitäten Ihres Unternehmens;
  • die verantwortlichen Personen in Bezug auf die Geschäftsführung;
  • die zuständigen Personen für Buchhaltung und MWST-Abrechnung (auch solche ausserhalb der Firma);
  • die Anzahl Beschäftigten und deren Tätigkeiten.

Prüfung der Deklaration aller Entgelte

Die Steuerexpertin MWST ermittelt aufgrund der Buchhaltungen (Erfolgsrechnungen und Bilanzen) und der angewandten Abrechnungsart (vereinbart/Rechnungsausgang oder vereinnahmt/Zahlungseingang) die zu deklarierenden Entgelte. Dazu gehören:

  • alle Umsätze aus Lieferungen und Dienstleistungen;
  • Entgelte aus dem Verkauf von Betriebsmitteln;
  • Bezugsteuer;
  • auch von der Steuer ausgenommene Umsätze fallen darunter (z.B. Zinserträge);
  • Nichtentgelte;
  • Verrechnungen usw.

Dieser Umsatz wird mit den von Ihnen in den MWST-Abrechnungen deklarierten Entgelten verglichen. Allfällige Differenzen wird die Steuerexpertin MWST mit Ihnen besprechen und gegebenenfalls korrigieren.

Derartige Differenzen (und Nachzahlungen mit Verzugszinsfolgen) sind vermeidbar, wenn Sie anlässlich des Jahresabschlusses selber eine Umsatzabstimmung vornehmen. Allfällige Differenzen sind bis spätestens in jener Abrechnungsperiode zu bereinigen, in die der 180. Tag seit Ende des betreffenden Geschäftsjahres fällt (sog. Finalisierung siehe Art. 72 MWSTG).

Prüfung der formellen und materiellen Richtigkeit und Vollständigkeit der Buchhaltung

Warum interessiert sich die Steuerexpertin MWST überhaupt in diesem Ausmasse für Ihre Buchhaltung? Sie baut ihre Kontrolle auf Ihren Geschäftsbüchern auf. Aus diesem Grunde bedarf es vorerst der Prüfung der formellen und materiellen Richtigkeit und Vollständigkeit der Buchhaltung.

Im Hinblick auf eine möglichst kurze, reibungslose MWST-Kontrolle ist es sicherlich in Ihrem Interesse, die Geschäftsbücher so zu führen und einzurichten, dass sich aus ihnen sowohl die Tatsachen für die Feststellung der Steuerpflicht als auch für die Berechnung der Steuer auf dem Umsatz sowie der abziehbaren Vorsteuer leicht und zuverlässig ermitteln lassen.

Prüfung der Umsätze

In einer ersten Phase erfolgt eine Sichtung der an Ihre Kunden ausgestellten Belege (z.B. Rechnungen, Quittungen und Kassabons). Auf diesen Belegen umschreiben Sie Ihre Leistungen (Lieferungen von Gegenständen und/oder die erbrachten Dienstleistungen). Die Steuerexpertin MWST weist diese Leistungen den entsprechenden Steuersätzen zu (Normalsatz, Sondersatz, reduzierter Satz, befreit, ausgenommen, Nichtumsatz im Sinne der MWST).

In einer zweiten Phase vergleicht sie diese Belege (oder die entsprechenden Einnahmen) mit den Eintragungen in Ihren Hauptbuchkonti, Ihrem Umsatzregister oder anderen von Ihnen geführten Aufzeichnungen, welche Ihnen zur Erfassung Ihrer Umsätze und zu deren Aufteilung auf die Steuersätze dienen. Sie prüft damit die Richtigkeit der deklarierten Umsätze.

Prüfung der Vorsteuern

Stimmen Ihre Vorsteuerabzüge? Liegen die entsprechenden Belege vor? Wurde eine allfällig erforderliche Vorsteuerkorrektur bzw. Vorsteuerkürzung oder dem Eigenverbrauch unterliegende Tatbestände korrekt abgerechnet?

Dazu werden die von Ihnen geführten Unterlagen über die Ermittlung der Vorsteuerabzüge (z.B. Vorsteuerkonti/Vorsteuerjournale) benötigt. Als Basis dienen die Originalbelege, insbesondere die Rechnungen der Lieferanten sowie die Quittungen. Im Falle von Vorsteuerkorrekturen bzw. Vorsteuerkürzungen wird überprüft, ob Ihren Berechnungen sachgerechte Schlüssel zu Grunde liegen. Eine Vorsteuerkorrektur ist z.B. vorzunehmen, wenn bezogene Leistungen gemischt (d.h. sowohl für steuerbare als auch für von der Steuer ausgenommene Zwecke) verwendet werden (Art. 30 MWSTG). Betreffend Vorsteuerkürzung im Zusammenhang mit sogenannten Nicht-Entgelten verweisen wir auf Artikel 33 MWSTG.

Mit der Prüfung der Aufwandseite werden unter anderem gleichzeitig der Bezugsteuer unterliegende Sachverhalte kontrolliert. Deshalb wird die Steuerexpertin MWST diese Belege auch dann sichten, wenn Sie nach der vereinfachten Methode mittels Saldo- oder Pauschalsteuersätzen abrechnen.

Prüfung besonderer Steuertatbestände

Die Aufzählung weiterer Tatbestände, welche steuerliche Auswirkungen haben können, kann an dieser Stelle nicht abschliessend sein. Hier eine Auswahl:

  • Leistungsaustausch mit eng verbundenen Personen;
  • Prüfung der Leistungen, für die kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann;
  • Eigenverbrauchstatbestände (z.B. Nutzungsänderungen);
  • gemischte Verwendung (Privatanteile an den Autokosten, Naturalbezüge aus dem eigenen Betrieb, inkl. Personalverpflegung);
  • Vorauszahlungen;
  • Verrechnungen.

Festhalten des Kontrollergebnisses

Die Steuerexpertin MWST wird ihre Feststellungen notieren und mit Ihnen besprechen.

Je nach Art und Umfang der Ermittlungen sowie der ihr zur Verfügung stehenden Unterlagen ist die Steuerexpertin MWST auf Ihre Mithilfe angewiesen. Insbesondere wenn Aufzeichnungen fehlen oder die von Ihnen geführten Zusammenstellungen und/oder Berechnungsunterlagen zu keiner sachgerechten Lösung führen.

Die Steuerexpertin MWST wird nicht jede einzelne Quittung und jede Rechnung der Kontrollperiode einsehen. Für die detaillierte Prüfung der Belege wird sie sich in der Regel auf einen repräsentativen Zeitabschnitt beschränken, der in der Regel ein Jahr umfasst aber je nach Betriebsgrösse beispielsweise auch nur einen Monat betragen kann. Basierend auf diesen Feststellungen nimmt die Steuerexpertin MWST eine Umlage vor, das heisst, die im Prüfungszeitraum festgestellten Differenzen werden auf die gesamte Kontrollperiode kalkulatorisch umgerechnet. Welche Berechnungsgrundlage zu dieser Umlage herangezogen wird, ist abhängig von der Art der Differenzen sowie von weiteren Faktoren wie beispielsweise der Betriebsgrösse oder Umsatzstruktur.

Das Gesamtergebnis wird die Steuerexpertin MWST mit Ihnen am Ende der MWST-Kontrolle besprechen. Ihnen wird das Kontrollergebnis mit den dazugehörigen Beilagen abgegeben, worin die korrigierten Positionen aufgeführt wurden. Auf Wunsch wird Ihnen im Falle einer Nachbelastung ein Einzahlungsschein abgegeben. Unbestrittene Korrekturen können Sie einbezahlen. Der auf dem mittleren Verfall geschuldete Verzugszins kann damit kleiner gehalten werden.

Die Kontrolle wird innert 360 Tagen seit schriftlicher Ankündigung (siehe "Wie entsteht ein Termin für eine Kontrolle") mit einer Einschätzungsmitteilung abgeschlossen, die Sie in der Regel mit einer Weisung nach Abschluss der Kontrolle per Post erhalten. Achtung: Die Einschätzungsmitteilung wird durch schriftliche Anerkennung oder die vorbehaltlose Bezahlung rechtskräftig (Art. 43 Abs. 1 Bst. b MWSTG).

Mit diesem Vorgehen kommt der Gesetzgeber der seit langem durch die Wirtschaft und den Firmenvertretern verlangten Rechtssicherheit nach.

Letzte Änderung 30.07.2015

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