Erläuterungen zu elektronischen Signaturen

Elektronische Signaturen
Signaturprüfung
Dateiformate
Grenzüberschreitende Rechnungsstellung

Elektronische Signaturen

Die Verwendung elektronischer Signaturen bei der Übermittlung und Aufbewahrung papierloser Belege richtet sich nach Artikel 122 der Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV) und Artikel 957a des OR.

Im Bundesgesetz vom 18. März 2016 über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur (Bundesgesetz über die elektronische Signatur, ZertES) sind die Signaturen geregelt. Eine auf einem qualifizierten Zertifikat basierende qualifizierte Signatur, die von einer anerkannten Anbieterin ausgegeben wird, ist der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt (Artikel 14 Absatz 2bis OR). Die ESTV sieht keine Notwendigkeit, im Bereich der Mehrwertsteuer qualifizierte elektronische Signaturen nach Artikel 2 Buchstabe e ZertES zu verlangen. Ein Beleg mit der elektronischen Unterschrift einer natürlichen Person versehen, ist nicht erforderlich.

Um den Ursprung (Authentizität) und die Unverändertheit (Integrität) nachzuweisen, eignen sich insbesondere auch die in Artikel 2 Buchstaben c und d ZertES aufgeführten Signaturen und Siegel.

Signaturprüfung

Wie ist die elektronische Signatur zu prüfen?

Bei automatisierter Verarbeitung überwiegen die Vorteile einer systematischen Prüfung, weshalb sie weiter empfohlen wird. In allen übrigen Fällen ist die Prüfung nur noch im notwendigen Umfang vorzunehmen und festzuhalten.

Wie sollte der Stichprobenumfang festgelegt werden?

Es ist wichtig, dass systematische Fehler nicht unentdeckt bleiben. Dazu ist es nicht nötig, viele gleichgelagerte Fälle zu prüfen. Hilfreiche Überlegungen zum Stichprobenumfang sind:

Art der Lieferantenbeziehung,
Art der Übermittlung,
Gültigkeit und Zulässigkeit des verwendeten Zertifikats.

Die Signaturprüfung stellt eine Momentaufnahme dar. Zum Umfang der Stichproben gehören auch Prüfungen zu anderen Zeitpunkten als auf den Abschluss der Übermittlung. Solche Zeitpunkte sind die erfolgte Archivierung, der Übertrag auf einen anderen Informationsträger und dessen periodische Prüfung auf Lesbarkeit bis zum Ablauf der Aufbewahrungsdauer.

Für die Nachvollziehbarkeit empfiehlt es sich, den festgelegten Stichprobenumfang zu dokumentieren.

Dateiformate

Es empfiehlt sich, Dateiformate mit strukturierten und maschinell auswertbaren Inhalten zu verwenden. Sie ermöglichen empfängerseitig eine effiziente, automatisierte Verarbeitung.

Andere Dateiformate sind zweckmässig, wenn

die Auswertbarkeit aus der Finanzbuchhaltung möglich ist und
die Dateien nachweisbar keine dynamischen Inhalte aufweisen.

Grenzüberschreitende Rechnungsstellung

Grenzüberschreitende Rechnungsstellung - Erläuterungen

Das Territorialitätsprinzip gebietet es, gesetzliche Bestimmungen nicht auf andere als in den Artikeln 3 Buchstabe a und 4 im MWSTG¹ abschliessend definierte Territorien anzuwenden. Deshalb sind bei grenzüberschreitenden Geschäftsfällen (vom Ausland in die Schweiz) die Bestimmungen der Artikel 26 und 27 MWSTG nicht anzuwenden.

Grundsätze bei elektronischer Rechnungsstellung

Die Rechnungen von ausländischen Leistungserbringern sind an keine besonderen Formvorschriften² gebunden. Der inländische Leistungsempfänger muss vom ausländischen Leistungserbringer lediglich verlangen, dass seine Rechnung einen genügenden Leistungsbeschrieb enthält.

Bei der grenzüberschreitenden Rechnungsstellung kommt der elektronischen Signatur – zum Beispiel bei der Einfuhr oder Ausfuhr von Gegenständen – eine eingeschränkte Bedeutung zu. Der inländische Leistungsempfänger ist ungeachtet dessen besorgt, dass der Vertrag oder die Rechnung vom ausländischen Leistungserbringer einen genügenden Leistungsbeschrieb enthält.

Unproblematisch sind die ausländischen elektronischen Rechnungen, die die Voraussetzungen an elektronische Rechnungen im Ursprungsland erfüllen und diese Bestimmungen mit der Schweizer Gesetzgebung vergleichbar sind.

Selbst wenn mit der Schweizer Gesetzgebung vergleichbare Bestimmungen fehlen oder andere Mittel zur Sicherstellung der Unverändertheit (Integrität) und des Ursprungs (Authentizität) zulässig sind, kann der Leistungserbringer die Daten elektronisch signiert übermitteln. Der inländische Leistungsempfänger ist auch in diesem Fall nicht verpflichtet, die Qualität der Signatur zu prüfen.

In den Fällen, bei denen die digitale Signatur fehlt und der Nachweis der Unverändertheit (Integrität) und des Ursprungs (Authentizität) nicht erbracht werden kann, keine Veranlagungsverfügung der Eidgenössischen Zollverwaltung EZV oder vertragliche Vereinbarung vorliegen oder Zweifel bestehen, gilt der Grundsatz der Beweismittelfreiheit nach Artikel 81 Absatz 3 MWSTG.

Vorsteuerabzug

Unter den in Artikel 28 MWSTG aufgeführten Voraussetzungen gilt:

bei der Einfuhr von Gegenständen

Die Vorsteuer kann - in der Höhe der an die EZV aufgrund der Veranlagungsverfügung MWST bezahlten Steuer - geltend gemacht werden.

beim Bezug von Dienstleistungen

Der Vorsteuerabzug kann - in der Höhe der von der Unternehmung für den Bezug von Unternehmen mit Sitz im Ausland deklarierten Bezugssteuer - geltend gemacht werden.

¹ Bundesgesetz vom 12. Juni 2009 über die Mehrwertsteuer (Mehrwertsteuergesetz, MWSTG, SR 641.20)
² Artikel 26 MWSTG