Précisions au sujet des signatures électroniques

Signatures électroniques

L'utilisation de signatures électroniques lors de la transmission et de la conservation de pièces justificatives électroniques est réglée aux art. 122 de l'ordonnance régissant la taxe sur la valeur ajoutée (OTVA) et 957a du code des obligations (CO).

Les différentes signatures sont définies dans la loi fédérale sur les services de certification dans le domaine de la signature électronique et des autres applications des certificats numériques (loi sur la signature électronique, SCSE). La signature électronique qualifiée basée sur un certificat qualifié émanant d'un fournisseur de services de certification reconnu est assimilée à la signature manuscrite (art. 14, al. 2bis, CO). L'Administration fédérale des contributions (AFC) ne voit pas la nécessité d'exiger, dans le domaine de la TVA, des signatures électroniques qualifiées au sens de l’art. 2, let. e, SCSE. Il n'est pas nécessaire de présenter une pièce justificative munie de la signature électronique d'une personne physique.

Les signatures et cachets visés à l'art. 2, let. c et d, SCSE suffisent pour prouver l'authenticité (origine) et l'intégrité (absence de modification) des documents concernés.

Vérification de la signature

Comment vérifier la signature électronique ?

En cas de traitement automatisé, les avantages de la vérification systématique de la signature prédominent. C'est pourquoi il est toujours recommandé de procéder de manière systématique dans ces cas. Dans tous les autres cas, la vérification et sa documentation doivent être limitées à ce qui est nécessaire.

Comment définir l'échantillonnage à vérifier ?

Il est important de faire apparaître les erreurs systématiques. À cet effet, il n'est pas nécessaire de vérifier de nombreux cas similaires. Les considérations suivantes peuvent être prises en compte pour définir l'échantillonnage :

  • Type de relation avec les fournisseurs,
  • Type de transfert,
  • Validité et recevabilité du certificat utilisé. 

La vérification de la signature constitue un instantané. L'échantillonnage comprend également les vérifications effectuées à d'autres moments qu'à la fin de la transmission, soit lors de l'archivage des documents ou de leur transfert sur un autre support de données, ainsi que la vérification régulière de la lisibilité du support de données jusqu'à l'expiration de la durée de conservation.

Pour garantir la traçabilité, il est recommandé de documenter l'échantillonnage défini.

Formats des fichiers

Il est recommander d'utiliser des formats de fichiers qui présentent une structuration des contenus et qui sont exploitables numériquement. Grâce à ces formats, les destinataires des fichiers peuvent traiter les données de manière efficace et automatisée.

L'utilisation d'autres formats est utile lorsque

  • l'analyse est possible à partir de la comptabilité financière et
  • il peut être prouvé que les fichiers ne contiennent pas de contenus dynamiques.

Facturation transfrontalière

Dernière modification 05.09.2018

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