Archiviazione delle decisioni d’imposizione elettroniche dell’Ufficio federale della dogana e della sicurezza dei confini (UDSC)
L’Ufficio federale della dogana e della sicurezza dei confini UDSC attribuisce alle decisioni d’imposizione (DIe) una firma elettronica. Pertanto, esse non possono essere modificate senza che la modifica sia visibile. Questa caratteristica non è più presente nelle DIe stampate. La DIe deve essere archiviata elettronicamente, in particolare se deve garantire la forza probatoria di un documento originale. La DIe perde il suo carattere originale se è archiviata unicamente in forma stampata, in un altro formato di file o su microfiche.
L’UDSC prepara i file senza aggiungere istruzioni quanto ai modelli di formato. Per visualizzare il contenuto dei file in forma formattata è possibile utilizzare il foglio di stile XSL messo a disposizione dall’UDSC. Non esiste alcun obbligo di aggiungere, ai file da archiviare, le istruzioni quanto ai modelli di formato. Ulteriori informazioni sul foglio di stile XSL per la DIe sono disponibili sul sito internet dell’UDSC («Temi»).
L’ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (ordinanza sui libri di commercio, Olc) descrive due tipi di supporti dati autorizzati per l’archiviazione. Le DIe possono essere archiviate su entrambi i supporti di dati: su quelli modificabili e su quelli non modificabili. Per l’archiviazione su supporti di dati modificabili non è necessaria la firma elettronica supplementare.
Per garantire la verificabilità dei fatti aziendali sono necessarie la classificazione e la conservazione sistematica delle DIe. Per verificabilità s’intende anche la possibilità di seguire i fatti aziendali dal singolo giustificativo passando per la contabilità sino al rendiconto IVA e viceversa.
In passato, i documenti unici trasmessi in forma cartacea dall’UDSC erano spesso aggraffati alle corrispondenti fatture ricevute ed emesse.
Se il quantitativo di DIe per periodo di rendiconto non è più controllabile, si raccomanda di mettere in relazione le DIe con le fatture tramite le tecniche di elaborazione dei dati.
Se il quantitativo di DIe è ancora controllabile, è sufficiente archiviare le DIe separatamente secondo i periodi di rendiconto. Se non esiste alcuna altra messa in relazione con le fatture ricevute ed emesse, il numero della decisione d’imposizione può essere indicato sulla fattura. Questo numero è indicato nel nome del file della DIe.
Si considera quantitativo controllabile quello che, al momento di un controllo interno o esterno, non cagiona un aumento supplementare del tempo impiegato dal contribuente per la verifica dei fatti aziendali.
L’immodificabilità della DIe deve essere garantita fino alla scadenza della durata di conservazione. L’Organo direzione informatica della Confederazione mette a disposizione su una pagina internet uno strumento di verifica della firma, che permette di verificare in qualsiasi momento una o più decisioni d’imposizione elettroniche. Questo strumento emette un rapporto di verifica che, in caso di bisogno, può essere scaricato sotto forma di file.
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