Archivage des décisions de taxation électroniques de l’Office fédéral de la douane et de la sécurité des frontières (OFDF)
L’Office fédéral de la douane et de la sécurité des frontières OFDF pourvoit les décisions de taxation électroniques (DTe) d’une signature électronique. Ces dernières ne peuvent donc pas être modifiées sans que la modification soit apparente. Cette propriété n’est plus présente si les DTe sont imprimées. Les DTe doivent être archivées électroniquement, en particulier lorsqu'elles doivent conserver la force probante d’un document original. La DTe perd son caractère original lorsqu’elle est archivée sur papier, sous un autre format électronique ou sur microfiches.
L’OFDF prépare les fichiers sans ajouter d’instructions de mise en page. Pour afficher le contenu du fichier sous forme formatée, il est possible d’utiliser la feuille de style XSL, mise à disposition par l’OFDF. Il n’est pas obligatoire d'ajouter aux fichiers à archiver les instructions quant au modèle de format. Pour de plus amples informations au sujet de la feuille de style XSL pour les DTe, veuillez consulter le site internet de l’OFDF (sous l’onglet Thèmes).
L’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) décrit deux types de supports d'information autorisés pour l'archivage. Les DTe peuvent être archivées sur deux types de supports d'information, les supports d'information modifiables et les supports d’information non modifiables. En cas d’archivage sur des supports d’information modifiables, aucune signature électronique supplémentaire n’est requise.
Une classification et une conservation ordonnées et systématiques des DTe sont nécessaires pour garantir la vérifiabilité des opérations commerciales. Le fait qu’une opération commerciale puisse être suivie facilement et de manière fiable en partant de la DTe et de la facture pour remonter au décompte TVA, en passant par la comptabilité, et inversement, fait également partie de la vérifiabilité d’une opération commerciale.
Dans le passé, les documents uniques remis sous forme de papier par l’OFDF étaient souvent agrafés aux factures reçues ou émises correspondantes.
Lorsque le nombre de DTe par période de décompte ne permet pas de garder une vision d’ensemble, il est recommandé de procéder à une mise en relation avec les factures en se basant sur les techniques de traitement électronique des données.
Lorsque cette vision d’ensemble du nombre de DTe est encore possible, il suffit d’archiver les DTe séparément en fonction des périodes de décompte. S’il n’existe aucune autre mise en relation avec les factures émises ou reçues, le numéro de la décision de taxation peut être indiqué sur la facture. Ce numéro est indiqué dans le nom du fichier de la DTe.
Est réputé nombre dont on peut garder une vision d’ensemble un volume qui, en cas d’un contrôle interne ou externe, n’entraîne pas un surcroît considérable de travail pour l’assujetti lors de la vérification des opérations commerciales.
La non modification de la DTe doit être garantie jusqu’à l’expiration de la durée de conservation. Sur un site internet, l’Unité de pilotage informatique de la Confédération met à disposition un outil de vérification des signatures permettant de vérifier à n’importe quel moment une ou plusieurs DTe. Cet outil émet un rapport de vérification sous la forme d'un fichier électronique pouvant être téléchargé en cas de besoin.
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