Précisions au sujet des signatures électroniques

Lors de l'utilisation de la signature électronique, il faut tenir compte de certaines choses. Voici plus d'informations à ce sujet.

Signatures électroniques
Vérification de la signature
Formats des fichiers
Facturation transfrontalière

Signatures électroniques

L'utilisation de signatures électroniques lors de la transmission et de la conservation de pièces justificatives électroniques est réglée aux art. 122 de l'ordonnance régissant la taxe sur la valeur ajoutée (OTVA) et 957a du code des obligations (CO).

Les différentes signatures sont définies dans la loi fédérale sur les services de certification dans le domaine de la signature électronique et des autres applications des certificats numériques (loi sur la signature électronique, SCSE). La signature électronique qualifiée basée sur un certificat qualifié émanant d'un fournisseur de services de certification reconnu est assimilée à la signature manuscrite (art. 14, al. 2bis, CO). L'Administration fédérale des contributions (AFC) ne voit pas la nécessité d'exiger, dans le domaine de la TVA, des signatures électroniques qualifiées au sens de l’art. 2, let. e, SCSE. Il n'est pas nécessaire de présenter une pièce justificative munie de la signature électronique d'une personne physique.

Les signatures et cachets visés à l'art. 2, let. c et d, SCSE suffisent pour prouver l'authenticité (origine) et l'intégrité (absence de modification) des documents concernés.

Vérification de la signature

Comment vérifier la signature électronique ?

En cas de traitement automatisé, les avantages de la vérification systématique de la signature prédominent. C'est pourquoi il est toujours recommandé de procéder de manière systématique dans ces cas. Dans tous les autres cas, la vérification et sa documentation doivent être limitées à ce qui est nécessaire.

Comment définir l'échantillonnage à vérifier ?

Il est important de faire apparaître les erreurs systématiques. À cet effet, il n'est pas nécessaire de vérifier de nombreux cas similaires. Les considérations suivantes peuvent être prises en compte pour définir l'échantillonnage :

Type de relation avec les fournisseurs,
Type de transfert,
Validité et recevabilité du certificat utilisé.

La vérification de la signature constitue un instantané. L'échantillonnage comprend également les vérifications effectuées à d'autres moments qu'à la fin de la transmission, soit lors de l'archivage des documents ou de leur transfert sur un autre support de données, ainsi que la vérification régulière de la lisibilité du support de données jusqu'à l'expiration de la durée de conservation.

Pour garantir la traçabilité, il est recommandé de documenter l'échantillonnage défini.

Formats des fichiers

Il est recommander d'utiliser des formats de fichiers qui présentent une structuration des contenus et qui sont exploitables numériquement. Grâce à ces formats, les destinataires des fichiers peuvent traiter les données de manière efficace et automatisée.

L'utilisation d'autres formats est utile lorsque

l'analyse est possible à partir de la comptabilité financière et
il peut être prouvé que les fichiers ne contiennent pas de contenus dynamiques.

Facturation transfrontalière

Précisions au sujet de la facturation transfrontalière

En vertu du principe de la territorialité, les dispositions légales de la loi fédérale du 12 juin 2009 régissant la taxe sur la valeur ajoutée (LTVA)1 ne s'appliquent pas dans d'autres territoires que ceux définis de manière exhaustive aux art. 3, let. a, et 4. Les dispositions des art. 26 et 27 LTVA ne s'appliquent donc pas aux opérations transfrontalières (de l'étranger à destination de la Suisse).

Principes régissant la facturation électronique

Les factures établies par des fournisseurs étrangers ne sont liées à aucune prescription formelle² particulière. Le destinataire de la prestation sur le territoire suisse doit uniquement demander au fournisseur étranger de lui délivrer une facture contenant une description suffisamment détaillée de la prestation.

La signature électronique a une importance restreinte dans le cadre de la facturation transfrontalière, c'est-à-dire lors de l'importation ou de l'exportation de biens. Indépendamment de la présence ou non d'une signature électronique, le destinataire de la prestation sur le territoire suisse doit veiller à ce que le contrat ou la facture du fournisseur étranger contienne une description suffisamment détaillée de la prestation.

Les factures électroniques qui remplissent les conditions posées à de telles factures dans le pays d'origine ne posent aucun problème, dans la mesure où ces conditions sont comparables à celles des dispositions prévues par la législation suisse.

Le fournisseur de la prestation peut transmettre des données signées électroniquement même lorsque les dispositions dans son pays ne sont pas comparables à celles du droit suisse ou lorsque d'autres moyens permettant de garantir l'origine des documents (authenticité) et l'absence de modification (intégrité) sont autorisés. Le destinataire de la prestation sur le territoire suisse n'est pas tenu de vérifier la qualité de la signature dans ces cas non plus.

Le principe de la libre appréciation des preuves défini à l'art. 81, al. 3, LTVA s'applique également dans les cas suivants: absence de signature numérique, de preuve de l'intégrité (absence de modification) et de l'authenticité (origine), de décision de taxation de l'Administration fédérale des douanes AFD, d'accord contractuel ou présence de doutes.

Déduction de l'impôt préalable

En vertu des dispositions de l'art. 28 LTVA :

Lors de l'importation de biens,

l'impôt préalable peut être déduit jusqu'à concurrence du montant versé à l'AFD sur la base de la décision de taxation TVA.

Lors de l'acquisition de prestations de services,

l'impôt préalable peut être déduit jusqu'à concurrence du montant déclaré par l'entreprise au titre de l'impôt sur les acquisitions pour l'acquisition de prestations de services auprès d'entreprises ayant leur siège à l'étranger.

1 RS 641.20
2 Art. 26 LTVA