Si è annunciato presso di voi un’esperta fiscale o un esperto fiscale IVA? Oppure siete in attesa di un controllo IVA che dovrà essere effettuato prossimamente? Le seguenti informazioni hanno lo scopo di spiegarvi il normale svolgimento di un controllo IVA.
Per osservare il principio della parità di trattamento e per facilitare la lettura del testo è indicata di regola la forma femminile (esperta fiscale IVA); le informazioni valgono ovviamente anche per i colleghi uomini.
Perché sono necessari controlli IVA?
L’IVA è un’imposta di autotassazione. Questo sistema evidenzia, da un lato, la fiducia riposta dall’autorità nelle singole imprese e, dall’altro, garantisce la riscossione efficiente ed economica dell’imposta, con un gettito corrispondente a circa un terzo del bilancio della Confederazione. La legge conferisce all’amministrazione il diritto di effettuare controlli.
La legge federale concernente l’imposta sul valore aggiunto (LIVA) conferisce all’AFC il diritto di effettuare controlli IVA (art. 78 LIVA). Questi controlli IVA contribuiscono all’equo trattamento dei contribuenti e servono anche all’informazione sull’applicazione corretta delle disposizioni fiscali e al rilevamento efficace delle cifre d’affari e delle imposte precedenti.
Numerosi riscontri da parte delle imprese evidenziano che fare eseguire ogni tanto un esame della contabilità da un’altra prospettiva sia positivo e costruttivo.
Domande & risposte concernenti controllo IVA
Il controllo IVA può essere svolto presso il nostro fiduciario?
Non mi occupo della contabilità, l’ho affidata al mio fiduciario
Devo essere presente durante l’intera durata del controllo IVA?
Quali infrastrutture devo mettere a disposizione?
Quale periodo fiscale è controllato?
Interesse moratorio
I risultati del controllo IVA sono comunicati a terzi?
Come fornitore, prestatore di servizi o cliente sono obbligato a fornire informazioni?
Gestisco solo una piccola impresa. Sono obbligato a tenere una contabilità?
Per quanto tempo devo conservare i libri contabili?
Che cosa si intende per tracciabilità rispettivamente verificabilità?
Di regola il controllo IVA è svolto nella vostra sede durante gli orari aziendali normali. Su vostra richiesta e di comune accordo, il controllo IVA può però anche essere svolto altrove, ad esempio presso la sede della società fiduciaria. In questo caso dovete assicurarvi che tutti i documenti necessari siano disponibili presso il fiduciario e che le persone competenti e tenute a fornire informazioni siano presenti in caso di necessità.
Osservazione: in conformità dell’art. 73 LIVA, l’AFC è autorizzata a chiedere gratuitamente informazioni. L’AFC non può quindi assumersi spese in relazione a controlli IVA.
Il controllo IVA deve quindi aver luogo presso il fiduciario? Non necessariamente. Secondo la nostra esperienza, la maggior parte dei documenti si trova presso l’impresa contribuente ed è quindi più impegnativo trasportare i documenti alla sede del fiduciario che viceversa. Inoltre, voi contribuenti conoscete meglio di terzi la vostra impresa e potete sicuramente fornire tutte le informazioni richieste.
Se, come di regola, il controllo IVA è effettuato al vostro domicilio, anche l’intera documentazione allestita dal contabile (tra l’altro i giustificativi contabili) deve ovviamente essere disponibile presso la vostra sede.
In linea di massima, no.
In che misura si necessita la collaborazione da parte delle persone competenti dipende dalla vostra situazione aziendale. La presenza del titolare di un’impresa individuale può dimostrarsi meno indispensabile, cosicché egli può continuare ad occuparsi della sua attività aziendale. All’inizio del controllo IVA, l’esperta fiscale IVA discuterà con voi di questo aspetto.
L’esperta fiscale IVA vi sarà grata se le mettete a disposizione una postazione di lavoro adatta, munita di un allacciamento elettrico. L’ampiezza della postazione dipende di nuovo dalle dimensioni dell’impresa e dalla mole di documenti da esaminare. La necessità di spazio può quindi variare da un tavolo a una sala riunioni, a dipendenza della quantità di documenti da esaminare.
A seconda del sistema di archiviazione dei documenti, l’esperta fiscale IVA potrebbe dovere accedere a supporti di dati informatici non cartacei. In tale eventualità occorre metterle a disposizione i mezzi ausiliari necessari, spiegandole il funzionamento.
Osservazione: lo scambio di dati elettronici e la loro archiviazione e conservazione sottostanno a requisiti speciali. Per ulteriori informazioni a questo riguardo siete invitati a rivolgervi all’AFC.
Di regola, sono controllati tutti i periodi fiscali chiusi, non ancora prescritti, ciò che normalmente corrisponde a quattro anni civili.
Esempi (chiusura contabile al 31.12.):
- Il controllo IVA ha luogo nel mese di maggio 2022. È esaminato il periodo dal 1° gennaio 2017 fino almeno al 31 dicembre 2020.
La finalizzazione dell’esercizio contabile 2021 va effettuata al più tardi nel 2° trimestre del 2022. L’eventuale rendiconto di correzione va, all’occorrenza, inoltrato entro il 31 agosto 2022. Se l’esercizio contabile 2021 fosse chiuso prima, sarà esaminato anch’esso. - Il controllo IVA è effettuato nel mese di settembre 2022. È esaminato il periodo dal 1° gennaio 2017 al 31 dicembre 2021.
In caso di addebito (saldo con differenza a favore dell’AFC), esso menziona, di regola, una data di scadenza media. Questa scadenza media corrisponde alla scadenza media dell’imposta dovuta nel periodo controllato. Dopo il pagamento dell’addebito riceverete, all’occorrenza, una fattura per il corrispondente interesse moratorio; quest’ultimo è calcolato a partire dalla data di scadenza media fino alla data del pagamento.
La fattura per l’interesse moratorio non dipende dal contenuto dell’addebito. Non è quindi determinante che si tratti di errori gravi o di lieve entità. La fattura per l’interesse moratorio non rappresenta una multa. La riscossione dell’interesse moratorio consente il trattamento uniforme rispetto ai contribuenti che assolvono i loro obblighi fiscali nei tempi prestabiliti.
In virtù dell’art. 74 LIVA, l’esperta fiscale è tenuta a mantenere rigorosamente il segreto (eccezioni: art. 74 cpv. 2 LIVA). A terzi non autorizzati non possono essere trasmesse informazioni. Per determinate imprese vigono inoltre disposizioni particolari (art. 68 cpv. 2 LIVA).
Sì! L’esperta fiscale IVA è autorizzata a chiedere gratuitamente a terzi tenuti a fornire informazioni tutte le informazioni necessarie in relazione alla riscossione dell’imposta (art. 73 LIVA). A questo scopo può anche essere richiesta la presentazione o l’inoltro di libri contabili, giustificativi, carte d’affari e altre registrazioni (limitazioni: art. 73 cpv. 3 LIVA).
Le informazioni sulla tenuta della contabilità sono illustrate nell’arti. 957 segg. del Codice delle obbligazioni (CO). Nel proprio interesse, anche le imprese non soggette all’obbligo di tenere la contabilità ai sensi del CO dovrebbero tenere una contabilità commerciale. A maggior ragione, se dette imprese sono obbligate ad allestire distinte di attivi e passivi, entrate e uscite, prelevamenti e apporti privati, in conformità dell’art. 125 capoverso 2 della legge federale sull’imposta federale diretta (LIFD).
A prescindere da disposizioni differenti, l’AFC raccomanda a tutti i contribuenti di allestire, di regola alla fine di ogni periodo contabile, i seguenti documenti:
- un inventario dettagliato delle scorte merci;
- elenchi dettagliati degli importi ancora aperti per debitori e creditori;
- distinte dettagliate dei lavori e delle prestazioni di servizi iniziati e non ancora fatturati;
- una distinta dettagliata dei pagamenti anticipati ricevuti e versati.
Importante: la plausibilità e la forza probatoria dei libri tenuti in modo regolare, compresi i rispettivi conti d’esercizio e bilanci, sono certamente più convincenti che semplici registrazioni sprovviste di corrispondenti chiusure.
I libri contabili e i giustificativi devono essere conservati in ordine sistematico e senza lacune, per anno contabile, fino al momento della prescrizione assoluta (10 anni dalla fine del periodo fiscale in cui è sorto il credito fiscale; art. 42 cpv. 6 LIVA). Sono applicabili gli art. 957 CO e art. 962 CO.
I documenti commerciali concernenti i beni immobili devono essere conservati per 20 anni (art. 70 cpv. 3 LIVA).
Il termine di conservazione per i principali documenti può inoltre estendersi ulteriormente se la prescrizione assoluta non è ancora intervenuta.
I documenti commerciali concernenti i beni, per la cui vendita viene applicata l’imposizione dei margini, devono essere conservati dal momento dell’acquisto fino a quando il credito fiscale stabilito con l’imposizione dei margini è prescritto.
La tracciabilità rispettivamente verificabilità di un’operazione deve assicurare la possibilità di seguire le operazioni partendo dal singolo giustificativo, risalendo attraverso la contabilità fino al rendiconto IVA e viceversa. La verifica della tracciabilità può essere eseguita anche con prove campione e deve potersi svolgere in ogni momento e senza perdite di tempo. Non sono determinanti l’esistenza e il tipo di mezzi tecnici utilizzati per la tenuta della contabilità.
La tracciabilità di un’operazione sottostà ai seguenti requisiti:
- una struttura comprensibile dei libri contabili, come pure testi di registrazione comprensibili nella contabilità e nei giornali;
- giustificativi con riferimenti di allibramento e di pagamento;
- una classificazione e conservazione ordinate in modo sistematico dei libri contabili e dei giustificativi.
Per le contabilità con registrazioni riepilogative dev’essere garantita la tracciabilità per mezzo di giornali separati.
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Amm. federale delle contribuzioni AFC
Divisione principale IVA
Divisione Controllo esterno
Schwarztorstrasse 50
3003 Berna
Ultima modifica 27.12.2023