Der Reiseveranstalter oder der Reiseleiter/die Reiseleiterin (als Erfüllungsgehilfe des Reiseveranstalters) muss in einer Erklärung zuhanden des Lieferanten/der Lieferantin (Verkäufer/-in) mit seiner Unterschrift bestätigen, dass
- keiner der Reiseteilnehmenden Wohnsitz im Inland hat;
- alle Reiseteilnehmenden gemeinsam ins Inland eingereist sind und innert 90 Tagen nach der Übernahme der beim Lieferanten/bei der Lieferantin gekauften Gegenstände wieder gemeinsam ausreisen werden.
Der Reiseleiter/die Reiseleiterin muss bei der Einreise der Reisegruppe ins Inland und bei der Ausreise ins Ausland nicht zwingend anwesend sein. Es besteht die Möglichkeit, dass der Reiseleiter/die Reiseleiterin die Reisegruppe erst im Inland unmittelbar nach der Einreise in Empfang nimmt und sie unmittelbar vor der Ausreise (z. B. am Flughafen) wieder verabschiedet.
Die Reisegruppe muss im Ladengeschäft nicht zwingend als Einheit einkaufen. Es kann vorkommen, dass ein getrenntes Programm angeboten wird und sich eine Reisegruppe aufteilt. Ob die Reiseteilnehmenden sich bereits beim Buchen der Reise oder aber kurzfristig für einen Programmteil entscheiden, spielt keine Rolle. Für den Lieferanten/die Lieferantin muss aber auch in solchen Fällen zwingend erkennbar und in der Liste der Reiseteilnehmenden ersichtlich sein, welche Reiseteilnehmenden welcher Reisegruppe im Ladengeschäft einkaufen.
Beispiel:
Eine Reisegruppe startet ihre gemeinsame Reise am Flughafen Zürich. Die Reiseleiterin sowie die Reiseteilnehmenden haben die Reise bis zum Treffpunkt am Flughafen Zürich individuell absolviert. Selbst wenn die Reiseteilnehmenden alle im selben Flugzeug angereist sind, können der Reiseveranstalter oder der Reiseleiter in diesem Fall keine Bestätigung abgeben, dass alle Teilnehmenden gemeinsam ins Inland gereist sind, da die Ein- und Ausreise nicht für die Reisegruppe als solche organisiert wurde. Fehlt in einer Erklärung die Bestätigung des Reiseveranstalters oder des Reiseleiters, dass alle Teilnehmenden gemeinsam eingereist sind und gemeinsam ausreisen werden, so handelt es sich bei dieser Reisegruppe nicht um eine Reisegruppe im Sinne der Verordnung.