Die Steuerexpertin oder der Steuerexperte MWST wird nach dem ersten Gespräch eine Grobanalyse vornehmen und der Ablauf der MWST-Kontrolle den betriebsspezifischen Gegebenheiten entsprechend ausrichten. Jede MWST-Kontrolle stellt eine neue Herausforderung dar und ist selten mit einer vorherigen MWST-Kontrolle vergleichbar.
Sinnvollerweise baut die Steuerexpertin bzw. der Steuerexperte MWST die MWST-Kontrolle nach einem bewährten Ablaufschema auf. Ein solcher Ablauf kann wie folgt aussehen:
Um sich ein Bild von Ihrem Unternehmen machen zu können, lässt sich die Steuerexpertin bzw. der Steuerexperte MWST von Ihnen beispielsweise über folgende Sachverhalte informieren:
Die Steuerexpertin oder der Steuerexperte MWST ermittelt aufgrund der Buchhaltungen (Erfolgsrechnungen und Bilanzen) und der angewandten Abrechnungsart (vereinbart/Rechnungsausgang oder vereinnahmt/Zahlungseingang) die zu deklarierenden Entgelte. Dazu gehören:
Dieser Umsatz wird mit den von Ihnen in den MWST-Abrechnungen deklarierten Entgelten verglichen. Allfällige Differenzen wird die Steuerexpertin oder der Steuerexperte MWST mit Ihnen besprechen und gegebenenfalls korrigieren.
Derartige Differenzen (und Nachzahlungen mit Verzugszinsfolgen) sind vermeidbar, wenn Sie anlässlich des Jahresabschlusses selber eine Umsatzabstimmung vornehmen. Allfällige Differenzen sind bis spätestens in jener Abrechnungsperiode zu bereinigen, in die der 180. Tag seit Ende des betreffenden Geschäftsjahres fällt (Finalisierung; Art. 72 MWSTG).
Warum interessiert sich die Steuerexpertin oder der Steuerexperte MWST überhaupt in diesem Ausmass für Ihre Buchhaltung? Da die MWST-Kontrolle auf Ihren Geschäftsbüchern aufbaut, bedarf es vorerst der Prüfung der formellen und materiellen Richtigkeit sowie Vollständigkeit der Buchhaltung.
Im Hinblick auf eine möglichst kurze, reibungslose MWST-Kontrolle ist es sicherlich in Ihrem Interesse, die Geschäftsbücher so zu führen und einzurichten, dass sich aus ihnen sowohl die Tatsachen für die Feststellung der Steuerpflicht als auch für die Berechnung der Steuer auf dem Umsatz sowie der abziehbaren Vorsteuer leicht und zuverlässig ermitteln lassen.
In einer ersten Phase erfolgt eine Sichtung der an Ihre Kundinnen oder Kunden ausgestellten Belege (z. B. Rechnungen, Quittungen und Kassenbelege). Auf diesen Belegen umschreiben Sie Ihre Leistungen (Lieferungen und/oder Dienstleistungen) oder Nicht-Entgelte im Sinne der MWST. Die Steuerexpertin oder der Steuerexperte MWST weist diese Leistungen oder Mittelflüsse den entsprechenden Steuersätzen zu (zum Normalsatz, Sondersatz oder reduzierten Steuersatz steuerbare Leistungen; steuerbefreite, von der Steuer ausgenommene oder nicht im Inland steuerbare Leistungen; Nicht-Entgelte).
In einer zweiten Phase vergleicht sie bzw. er diese Belege (oder die entsprechenden Einnahmen) mit den Eintragungen in Ihren Hauptbuchkonten, Ihrem Umsatzregister oder anderen von Ihnen geführten Aufzeichnungen, welche Ihnen zur Erfassung Ihrer Umsätze und zu deren Aufteilung auf die Steuersätze dienen. Sie bzw. er prüft damit die Richtigkeit der deklarierten Umsätze.
Stimmen Ihre Vorsteuerabzüge? Liegen die entsprechenden Belege vor? Wurde eine allfällig erforderliche Vorsteuerkorrektur bzw. Vorsteuerkürzung oder dem Eigenverbrauch unterliegenden Tatbestand korrekt abgerechnet?
Dazu werden die von Ihnen geführten Unterlagen über die Ermittlung der Vorsteuerabzüge (z. B. Vorsteuerkonten/Vorsteuerjournale) benötigt. Als Basis dienen die Originalbelege, insbesondere die Rechnungen der Leistungserbringer sowie die Quittungen. Im Falle von Vorsteuerkorrekturen bzw. Vorsteuerkürzungen wird überprüft, ob Ihren Berechnungen sachgerechte Schlüssel zu Grunde liegen. Eine Vorsteuerkorrektur ist z. B. vorzunehmen, wenn bezogene Leistungen gemischt (d. h. sowohl für steuerbare als auch für von der Steuer ausgenommene Zwecke) verwendet werden (Art. 30 MWSTG). Betreffend Vorsteuerkürzung im Zusammenhang mit Nicht-Entgelten verweisen wir auf Artikel 33 MWSTG.
Mit der Prüfung der Aufwandseite werden u. a. gleichzeitig der Bezugsteuer unterliegende Sachverhalte kontrolliert. Deshalb wird die Steuerexpertin oder der Steuerexperte MWST diese Belege auch dann sichten, wenn Sie nach der vereinfachten Methode mittels Saldo- oder Pauschalsteuersätzen abrechnen.
Die Aufzählung weiterer Tatbestände, welche steuerliche Auswirkungen haben können, kann an dieser Stelle nicht abschliessend sein. Hier eine Auswahl:
Der Ablauf der MWST-Kontrolle sieht vor, dass die Steuerexpertin oder der Steuerexperte MWST ihre bzw. seine Feststellungen notiert und mit Ihnen bespricht.
Je nach Art und Umfang der Ermittlungen sowie der ihr bzw. ihm zur Verfügung stehenden Unterlagen ist die Steuerexpertin oder der Steuerexperte MWST auf Ihre Mithilfe angewiesen. Insbesondere wenn Aufzeichnungen fehlen oder die von Ihnen geführten Zusammenstellungen und/oder Berechnungsunterlagen zu keiner sachgerechten Lösung führen.
Die Steuerexpertin bzw. der Steuerexperte MWST wird nicht jede einzelne Quittung und jede Rechnung der Kontrollperiode einsehen. Für die detaillierte Prüfung der Belege wird sie bzw. er sich i. d. R. auf einen repräsentativen Zeitabschnitt beschränken, der üblicherweise ein Jahr umfasst aber je nach Betriebsgrösse beispielsweise auch nur einen Monat betragen kann. Basierend auf diesen Feststellungen nimmt die Steuerexpertin bzw. der Steuerexperte MWST eine Umlage vor, d. h., die im Prüfungszeitraum festgestellten Differenzen werden auf die gesamte Kontrollperiode kalkulatorisch umgerechnet. Welche Berechnungsgrundlage zu dieser Umlage herangezogen wird, ist abhängig von der Art der Differenzen sowie von weiteren Faktoren wie beispielsweise der Betriebsgrösse oder Umsatzstruktur.
Das Gesamtergebnis wird die Steuerexpertin bzw. der Steuerexperte MWST mit Ihnen am Ende der MWST-Kontrolle besprechen. Ihnen wird das Kontrollergebnis mit den dazugehörigen Beilagen abgegeben, worin die korrigierten Positionen aufgeführt wurden. Auf Wunsch wird Ihnen im Falle einer Nachbelastung ein Einzahlungsschein abgegeben. Unbestrittene Korrekturen können Sie einzahlen. Der auf dem mittleren Verfall geschuldete Verzugszins kann damit kleiner gehalten werden.
Die MWST-Kontrolle wird innert 360 Tagen seit schriftlicher Ankündigung (s. Rubrik «Termin für die MWST-Kontrolle») mit einer Einschätzungsmitteilung abgeschlossen, welche den Umfang der Steuerforderung in der kontrollierten Steuerperiode festhält. Die Einschätzungsmitteilung und gegebenenfalls ein Schreiben mit Weisungen und Empfehlungen für die Zukunft erhalten Sie nach Abschluss der MWST-Kontrolle per Post.
Achtung: Die Einschätzungsmitteilung und damit die kontrollierten Steuerperioden werden durch schriftliche Anerkennung oder die vorbehaltlose Bezahlung rechtskräftig (Art. 43 Abs. 1 Bst. b MWSTG). Mit diesem Vorgehen kommt die Gesetzgeberin der verlangten Rechtssicherheit nach.
Führt die MWST-Kontrolle zu keiner Nachbelastung oder zu einer Gutschrift, kann die Rechtssicherheit nur durch die schriftliche Anerkennung erreicht werden. Ohne eine solche Anerkennung besteht für Sie wie auch für die ESTV noch zwei Jahre lang die Möglichkeit, auf die kontrollierte Steuerperiode zurückzukommen.
Sofern Sie mit der Einschätzungsmitteilung nicht einverstanden sind, können Sie eine Verfügung verlangen (Art. 82 MWSTG).
Eidg. Steuerverwaltung ESTV
Hauptabteilung MWST
Abteilung Externe Prüfung
Schwarztorstrasse 50
3003 Bern
Letzte Änderung 12.06.2023
